Die Stundenerfassung ist die unscheinbarste Aufgabe einer Nachbarschaftshilfe – und die, an der jeder Abrechnungslauf hängt. Was hier fehlt, fehlt auf der Rechnung.
Ein erfasster Einsatz muss drei Fragen gleichzeitig beantworten: Was bekommt der Kunde in Rechnung gestellt, was bekommt die Helferin als Aufwandsentschädigung, und was können Sie der Pflegekasse nachweisen? Dafür braucht es:
Klingt selbstverständlich. In der Praxis fehlt fast immer dasselbe: die Leistungsart. Ohne sie lässt sich weder ein abweichender Stundensatz anwenden noch gegenüber der Kasse belegen, dass es sich um eine erstattungsfähige Leistung handelte.
Der übliche Weg sieht so aus: Die Helferin notiert ihre Einsätze auf einem Stundenzettel, gibt ihn am Monatsende ab, die Geschäftsstelle tippt alles ab. Das funktioniert – bis eine dieser vier Sachen passiert, und eine davon passiert immer:
Der gemeinsame Nenner: Zwischen dem Einsatz und dem Eintrag liegen Wochen. Je länger diese Strecke ist, desto mehr geht unterwegs verloren.
Wirksam ist nicht das schönere Formular, sondern die Erfassung direkt nach dem Einsatz – solange die Helferin noch weiß, wie lange sie da war. Praktisch heißt das: Sie erfasst selbst, am Telefon, in dem Moment, in dem sie wieder im Auto sitzt.
Dann ist die Leistung sofort in der Geschäftsstelle sichtbar, der Abrechnungslauf beginnt nicht mehr mit Abtippen, und niemand muss am Monatsende Zetteln hinterhertelefonieren. Wer weiter mit Papier arbeitet, kann den Zettel wenigstens abfotografieren und hochladen, sodass er nicht verloren geht und der Rechnung beigelegt werden kann.
Genau dafür gibt es die Nachbarschaftshilfe-App: Datum, Dauer und Leistungsart eintragen, fertig.
Erfasste Stunden sind nicht nur die Grundlage der Rechnung, sondern auch der Aufwandsentschädigung. Und da wird es heikel: Wenn eine engagierte Helferin im November den Ehrenamtsfreibetrag überschreitet, ist das kein Rundungsfehler, sondern eine steuerliche Frage.
Das lässt sich nur dann rechtzeitig sehen, wenn die Jahressumme je Helferin laufend mitläuft – nicht, wenn sie im Januar aus zwölf Monatslisten zusammengesucht wird.
In NBH PROFI werden aus erfassten Einsätzen Rechnungen, Helferkonten und Nachweise – ohne Zwischenschritt. Probieren Sie es mit Ihren eigenen Daten aus.
