Wer regelmäßig Zeit gibt, soll wenigstens nicht draufzahlen. Zwischen „Auslagen ersetzen" und „Lohn zahlen" liegt allerdings eine Grenze, die man kennen sollte – bevor das Finanzamt sie zieht.
Für gemeinnützige Organisationen gibt es zwei Steuerbefreiungen, die sich auf unterschiedliche Tätigkeiten beziehen:
Beide Beträge gelten pro Person und Jahr, nicht pro Verein. Wer nebenbei noch bei einer anderen Organisation engagiert ist, teilt sich den Freibetrag über alle Tätigkeiten hinweg – das können Sie nicht prüfen, aber Sie sollten Ihre Helfenden darauf hinweisen.
Nicht kombinierbar sind sie für dieselbe Tätigkeit. Für verschiedene, klar trennbare Tätigkeiten ist eine Kombination grundsätzlich denkbar.
Der Ersatz tatsächlicher Auslagen – Kilometergeld, Parkgebühren, ausgelegtes Einkaufsgeld – ist kein Arbeitsentgelt, sondern Aufwendungsersatz. Er wird nicht auf die Freibeträge angerechnet, solange er den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigt und belegt ist.
Praktisch heißt das: Führen Sie Kilometer getrennt von Stunden. Wer beides in einen Topf wirft, kann später nicht mehr auseinanderhalten, was Entschädigung und was Auslagenersatz war.
Das ist der Punkt, an dem es unangenehm werden kann. Ein Ehrenamt bleibt ein Ehrenamt, solange die Entschädigung den Aufwand abgilt und nicht die Arbeitskraft vergütet. Kritisch wird es, wenn mehrere Merkmale zusammenkommen:
Dann kann aus dem Ehrenamt sozialversicherungsrechtlich eine Beschäftigung werden – mit Meldepflichten und im Zweifel Nachforderungen. Wer über den Freibeträgen zahlt, sollte das bewusst und beraten tun, nicht aus Versehen.
Die praktische Konsequenz ist schlicht: Sie brauchen jederzeit die Jahressumme je Helferin. Nicht im Februar für das Vorjahr, sondern im laufenden Jahr – damit Sie im Oktober reagieren können, wenn jemand auf den Freibetrag zuläuft.
Das ergibt sich von selbst, wenn Einsätze laufend erfasst werden und je Helferin ein Konto mitläuft, auf das Stunden, Sätze und Fahrtkosten gebucht werden. Aus zwölf Monatslisten in Excel ergibt es sich nicht.
NBH PROFI führt je Helferin ein Konto mit Stunden, Entschädigung und Fahrtkosten und zeigt den Stand gegenüber dem Freibetrag – das ganze Jahr über, nicht erst danach.
Stand: September 2026. Steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fragen hängen vom Einzelfall ab, und Freibeträge ändern sich. Dieser Text ist eine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung – sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.
