Der Entlastungsbetrag ist da, die Leistung ist erbracht – und dann stellt sich die Frage, wer wem was schickt. Drei Wege sind üblich, und sie unterscheiden sich vor allem im Aufwand für Ihre Geschäftsstelle.
Sie stellen die Rechnung an den Kunden, der Kunde bezahlt sie und reicht sie bei seiner Pflegekasse ein. Die Kasse erstattet ihm den Betrag.
Für Sie der einfachste Weg: eine Rechnung, ein Zahlungseingang, fertig. Der Nachteil liegt beim Kunden – er muss in Vorleistung gehen und sich um die Einreichung kümmern. Für ältere Menschen ist das eine echte Hürde, und erfahrungsgemäß bleiben dadurch Ansprüche ungenutzt.
Der Kunde tritt seinen Erstattungsanspruch gegen die Pflegekasse an Sie ab – einmalig und schriftlich. Danach rechnen Sie direkt mit der Kasse ab, der Kunde bekommt die Rechnung nur zur Kenntnis und zahlt höchstens den Teil, der über seinen Entlastungsbetrag hinausgeht.
Der in der Praxis häufigste Weg. Für den Kunden ist er die größte Erleichterung, und genau deshalb entscheidet er oft darüber, ob jemand überhaupt anruft. Für Sie bedeutet er: Sie brauchen die unterschriebene Erklärung im Original, Sie müssen wissen, wie viel Budget beim Kunden noch übrig ist, und Sie tragen das Risiko, wenn das Budget bereits ausgeschöpft war.
Manche Kassen und Landesverbände arbeiten mit anerkannten Angeboten auf Grundlage einer Vereinbarung, teils mit eigenen Formularen oder Abrechnungsverfahren. Wenn das bei Ihnen gilt, gibt die Kasse das Verfahren vor – dann lohnt es sich, gleich zu Beginn nachzufragen, in welchem Format sie Rechnungen erwartet.
Unabhängig vom Weg gilt: Eine Rechnung, die die Kasse nicht prüfen kann, kommt zurück. Achten Sie auf:
Der häufigste Rückläufer entsteht nicht durch falsche Beträge, sondern durch fehlende Einzelnachweise. Wer die Einsätze ohnehin sauber erfasst, hat diese Liste automatisch.
Mit zwei Kunden ist nichts davon kompliziert. Mit sechzig sieht es anders aus: Je Kunde ein eigenes Monatsbudget, unterschiedliche Kassen, angesparte Restbeträge aus dem Vorjahr, die zum 30. Juni verfallen, offene Rechnungen, Teilzahlungen und der Anteil, den der Kunde selbst trägt.
Wer das in Tabellen führt, verbringt am Monatsende zwei Abende mit Abgleichen – und findet trotzdem erst im Nachhinein, dass ein Budget überschritten war. Eine Software, die Einsätze, Kunden, Kassen und Rechnungen verbindet, nimmt genau diesen Teil ab.
Im Probezugang legen wir gemeinsam Ihre Stammdaten an und gehen einen echten Abrechnungslauf durch – mit Ihren Leistungen und Ihren Sätzen.
Stand: September 2026. Die Abrechnungswege und Formanforderungen unterscheiden sich nach Bundesland und Kassenverband. Maßgeblich sind die Vorgaben der jeweiligen Pflegekasse.
