Überweisungen hinterherzutelefonieren kostet mehr Zeit als das Abrechnen selbst. Der Einzug per Lastschrift nimmt das ab – wenn ein paar formale Dinge stimmen.
Wer Lastschriften einzieht, braucht eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Sie wird bei der Deutschen Bundesbank beantragt, ist kostenlos, gilt dauerhaft und kommt in der Regel innerhalb weniger Tage. Sie steht später auf jeder Vorabinformation und in jeder Einzugsdatei.
Parallel klären Sie mit Ihrer Bank, dass Ihr Konto für den Lastschrifteinzug freigeschaltet ist und in welchem Format sie die Dateien erwartet.
Ein SEPA-Lastschriftmandat ist die schriftliche Erlaubnis des Zahlers, von seinem Konto einzuziehen. Es braucht Ihre Gläubiger-ID, eine eindeutige Mandatsreferenz, Name und IBAN des Zahlers, Datum und Unterschrift. Für wiederkehrende Einzüge – Mitgliedsbeiträge, monatliche Rechnungen – nehmen Sie ein Mandat für wiederkehrende Zahlungen.
Zwei Punkte, die später Ärger sparen:
Ein Mandat verfällt übrigens, wenn 36 Monate lang kein Einzug darauf erfolgt ist. Bei jährlichen Beiträgen ist das kein Thema, bei ruhenden Mitgliedschaften schon.
Vor jedem Einzug müssen Sie den Zahler informieren: Betrag und Fälligkeitsdatum. Das ist die Vorabinformation, oft „Prenotification" genannt. Vorgesehen sind grundsätzlich 14 Tage Vorlauf – eine kürzere Frist lässt sich vereinbaren, und viele Vereine tun das über die Satzung oder die Beitragsordnung.
In der Praxis genügt meist die Rechnung selbst, wenn darauf steht: „Der Betrag wird am … von Ihrem Konto mit der IBAN … eingezogen. Mandatsreferenz …, Gläubiger-ID …" Damit ist die Pflicht erfüllt, ohne ein zweites Schreiben.
Die Einzugsdatei reichen Sie fristgerecht bei Ihrer Bank ein. Rechnen Sie fest damit, dass einzelne Einzüge zurückkommen: falsche IBAN, gekündigtes Konto, keine Deckung, oder jemand widerspricht.
Wichtig zu wissen: Ein Zahler kann einer Basislastschrift acht Wochen lang ohne Angabe von Gründen widersprechen. Liegt kein gültiges Mandat vor, verlängert sich die Frist auf 13 Monate. Deshalb der Hinweis oben: Mandate aufbewahren.
Für jeden Rückläufer berechnet die Bank Gebühren. Planen Sie ein, wie Sie damit umgehen – und vor allem, wie Sie feststellen, welche Rechnung noch offen ist.
Solange es fünfzehn Mitglieder mit gleichem Beitrag sind, reicht eine Liste. Sobald unterschiedliche Beträge, monatlich wechselnde Rechnungsbeträge, Teilzahlungen und Rückläufer zusammenkommen, wird der Abgleich zur eigentlichen Arbeit: Welcher Einzug ist durch? Welcher kam zurück? Welche Rechnung ist deshalb wieder offen?
Eine Software, die Rechnungen, Mandate und Einzüge zusammenhält, erzeugt die SEPA-Datei aus den offenen Rechnungen und ordnet Rückläufer wieder der Rechnung zu. Dann ist der Einzug ein Knopfdruck und kein Abend.
NBH PROFI verwaltet Mandate, erzeugt die SEPA-Dateien im aktuellen Format und hält offene Posten und Rückläufer zusammen.
Stand: September 2026. Fristen und Formate im SEPA-Verfahren werden regelmäßig angepasst; maßgeblich sind die Vorgaben Ihrer Bank. Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.
